Organisation de la FdS 2008

La Fête de la Science a lieu habituellement début octobre. En 2008, du fait de la présidence française de l’Europe, l’événement devient européen et se déroule un mois plus tard, mi-novembre. Cela a un double effet :

 nous laisser plus de temps pour nous préparer
 nous donner la possibilité de nous intéresser à de nouveaux projets

On le voit, le bénéfice est rapidement annulé et nous devons être méthodique pour éviter le rush de dernière minute. Cet article est donc un résumé de l’organisation de la FDLS qui servira les années prochaines.

Identifier le temps et le lieu

Nous avons la chance d’avoir unicité de lieu (la médiathèque de Sophia-Antipolis) et de temps (la semaine du 17 novembre 2008). Mais ça ne suffit pas, il faut identifier où nous devrons aller et quand nous devrons être présents. Ainsi :

 temps de préparation de notre exposition : il faut prendre en compte au moins une demi-journée d’installation, en dehors des horaires d’ouverture aux visiteurs. Ce sera le lundi 17 novembre à partir de 14h.

 temps de rangement : on peut considérer qu’on commence à ranger en fin d’après-midi, tandis que des visiteurs sont encore présents. Dès que les derniers visiteurs sont partis, il faut compter 1/2 heure à 1h pour vider les lieux. Il n’est donc pas besoin de revenir le lundi 24 pour débarrasser.

 temps de visite du public : il faut bien identifier les différents types de public. Par exemple, les groupes scolaires viennent le mardi, le jeudi et le vendredi : ce seront donc des journées intenses, avec peu de temps pour s’occuper des finitions des projets en retard :)

On a alors un planning près à être rempli :

Idem pour les lieux. Nous avons mentionné la médiathèque, mais il faut aussi tenir compte des différents endroits d’où vient le matériel des démonstrations :

 Henri pour les robots et les démonstrations
 Eric pour les terrains et le radeau
 un peu de tous pour les démonstrations
 Docxel pour les affiches et les flyers

Il faut donc vérifier le volume à transporter, choisir les véhicules qui pourront le faire et organiser un timing des différents trajets, à la fois pour l’installation mais aussi pour la désinstallation de l’exposition.

Organiser selon les disponibilités

Dans la mesure du possible, nous nous efforçons d’offrir le maximum de démonstrations à nos visiteurs. Mais cela dépend beaucoup du nombre de personnes disponibles

Tout d’abord, lister les personnes qui participeront à l’événement :

Ensuite, en fonction du planning, on peut organiser les présences pour chacune des demi-journées. A compléter par les personnes concernées.

La communication

Il faut avertir nos amis de Nice-Matin car ils suivent avec assiduité nos manifestations. Mais de manière générale, la Fête de la Science est un événement national bien relayé dans les médias locaux :

Article du 07/11/08 sur SophiaNet.com

Liste de check-up

Sacoche / documents

 livres Dunod
 brochure "Le pendule inversé"
 brochure "Logique floue"
 brochure "Jeux de Sophia 2008"
 flyers "PJC 2008" pour info

Carton

 500 exemplaires Dunod à distribuer

Sac rose / matériel

 2 rallonges
 1 multiprise
 colle universelle
 scotch vitres et scotch électricité
 cutter papier, couteau suisse, tournevis électricien
 papier craft

 pistes "course" et "sumo" pour ma-vin
 1 poster Coupe 2008
 1 pic d’or
 1 cube 3D alu

Boite bleue / électronique

 Arduino + câbles croco
 2 programmateurs AVR "ICprog"
 2 robots Ma-vin
 3 boites de Ma-vin (dont 1 neuve)
 1 télécommande Ma-vin
 1 boitier driver moteur Soprolec M325 HS (pour explications)
 1 ICmega8 (pour explications)
 XBee (USB et Arduino shield)
 matériel à distribuer
 câbles USB
 câble conversion USB/série
 câble série